Digitale Transformation bedeutet Wandel.

Hierfür muss das gesamte Unternehmen – speziell das Portfoliomanagement – vorbereitet sein. Es wird genau auf diese Einheit ankommen, ob die Herausforderungen der „Digitalen Transformation“ (Agilität und Top-Down Planung) im Einklang mit dem laufenden Tagesgeschäft (Bottem-Up Anträge), gelingen.

Diese Benchmark-Studie behandelt exakt dieses Thema und misst die „Transformation Readiness“ des PPM’s in Branchen wie der Finanzdienstleistung, IT-Dienstleistung, Pharma, Chemie und Energie.

Hintergrundinformationen Benchmark-Studie 2016: Transformation Readiness

Mehr als 70 Unternehmen und Konzerne nutzen die Möglichkeit zu diesem Benchmark.

Auf Grund der neuen Herausforderung, der Digitalen Transformation, der sich immer mehr Unternehmen stellen müssen, haben wir dieses Thema zum Schwerpunkt dieser Studie gemacht. Denn das Portfolio- und Ressourcenmanagement hat hier eine zentrale Rolle.

Die Digitale Transformation fordert von den Marktteil-nehmern mehr Geschwindigkeit und eine bessere Time-to-Market. Ursachen sind bspw. das sich ständig ändernde Kundenverhalten oder erhöhter Wettbewerbs- und Kostendruck durch neue und branchenfremde Marktteilnehmer. Die einzige Antwort auf all diese Herausforderungen und insbesondere die Geschwindigkeit heisst mehr Agilität.

Aber Agilität ohne Steuerung und Transparenz aller Initiativen und insbesondere über Ressourcen kann schnell zu Fehlentscheiden und ins Chaos führen. Genau hier sollte bisher und muss zukünftig noch viel mehr das Portfoliomanagement die Geschäftsleitung und das Management unterstützen. Es muss Transparenz über alle Investitionen, Strategien und verfügbaren Kapazitäten nicht nur sicherstellen, sondern der Geschäftsleitung mittels Szenarien und Simulationen die Auswirkungen und Risiken aufzeigen. Schnell und wenn notwendig tagesaktuell.

Das PPM muss sich somit in eine eigene Transformation begeben, hin zum Agile Portfolio Management (APM) und Resource Portfolio Management (RPM). Und damit ist kein agiles Bottom-Up Framework wie bspw. SAFe gemeint, sondern ein Portfoliomanagement, das seiner Kernaufgabe in einer neuen Umwelt nachkommt:

»Aus einer Vielzahl von laufenden und neuen Vorhaben (Agile & Wasserfall) eine objektive Bewertung vornehmen, die Wichtigsten (Priorisierung) und Machbaren (Budget & Kapazität) identifizieren und deren Durchführung im Sinne der Shareholder und eines ausgewogenen Portfolios sicherstellen.«  (Martin Schmidt, CEO Eportis GmbH)

Die Benchmark-Studie 2016 gibt Antwort auf die Frage: Hat das Portfoliomanagement im eigenen Unternehmen die „TRANSFORMATION READINESS“ und wo sind die Schwachstellen?

Die Transformation Readiness im PPM ist hierbei der Benchmark (100%) und sollte von jedem Unternehmen auch als Ziel definiert werden. Hierbei geht es nicht um „nice-to-have“ Stufen eines Reifegradmodells – hier geht es um das Mindestmass für das PPM im Zeitalter der digitalen Transformation.

Gemessen wurde die Transformation Readiness in den 4 Messbereichen, die Verantwortlichkeiten im PPM darstellen:

  • Management
  • Portfoliomanagement
  • Ressourcenmanagement
  • Projektmanagement

Jeder Messbereich wurde jeweils über mehrere Messpunkte evaluiert. D.h. so wurde das Portfoliomanagement bspw. über Messpunkte wie das Strategiercontrolling, die Portfolioplanung und die Governance abgefragt. Die Messpunkte erheben keinen Anspruch an Vollständigkeit hinsichtlich theoretischer oder literarischer Rahmenwerke im PPM. Sie fragen das Mindestmass ab, das in den Verantwortungsbereichen vorhanden sein muss, um Transformation Ready im PPM zu sein.

Ergebnisse

Teilnehmende Branchen

Finanz-DL (Versicherungen, Banken, etc.)

Industrie (Pharma, Energie, etc.)

IT-Dienstleister

Sonstige (Transport, Gesundheit, etc.)

5  Trends der digitalen Transformation

  •  Die Anzahl agiler und hybrider Projekte steigt stetig weiter an. Im Schnitt beträgt der Anteil aktuell 25 %.

  • Als eine der Hauptstrategien der IT geben immer mehr Unternehmen „Speed“ an. Der Bedarf schneller zu handeln und schnellerer Ergebnisse wächst.

  • Es wird mehr. Die Anzahl neuer Projektanfragen (unterjährig, im laufenden Projektportfolio) sowie Change Requests und Kleinaufträge hat starkt zugenommen. Tendenz weiter steigend.

  • Der Bedarf Querschnitts-Projekte (Agil, Wassefall) kurzfristig mit temporären Teams oder Ressourcen zu „staffen“, hat aufgrund der digitalen Transformation zugenommen. Hier wird es nach aktuellen Analysen einen weiteren Anstieg geben.

  • Der Bedarf agile, hybride und Wasserfall-Projekte in einem zentralen Portfolio bewerten und miteinander zu vergleichen, wird weiter steigen. Dazu sind heute wenige Unternehmen in der Lage.

Gesamtergebnis

Ressourcenmanagement
Portfoliomanagement
Management
Projektmanagement

Digitalisierung fordert von den Unternehmen (insbesondere von der IT) mehr Speed und Qualität. Grösste Schwachstelle bei allen Unternehmen ist das Ressourcenmanagement. Die Transformation Readiness beträgt hier nur 41%. Das Portfoliomanagement erreichte 55%.

 

Schnell und effizient reagieren, planen und steuern zu können ist somit durch das PPM heute gar nicht möglich. Dazu müsste man bspw. wissen, „wer“, „wann“, „mit welchem Skill/Rolle“, „woran“ und „mit welcher Priorität“ arbeitet. Nur so kann man reagiere, steuern und sieht alle Konsequenzen.

9  Ergebnisse der Benchmark-Studie

  • Die digitale Transformation und die damit verbundene Verantwortung für den Wandel liegt bei über 63% der Unternehmen nicht beim CEO, sondern beim CIO (37%) oder gar keinem GL-Bereich (26%).

  • Bei 63% werden Ressourcenstammdaten wie Kapazität, Allokationen, Linientätigkeiten und Urlaub bzw. Abwesenheiten auf keiner zentralen Datenbank pro Mitarbeiter geführt.

  • Bei nur 26% der Unternehmen hat das Portfoliomanagement jederzeit die notwendige Transparenz über Kapazitäten, Auslastungen und Einplanung sämtlicher Ressourcen im Unternehmen.

  • Bei über der Hälfte der Unternehmen werden nicht alle Investitionen über das Portfoliomanagement gesteuert.

  • 79% können Projekte unterschiedlicher Umsetzungsmethoden (Wasserfall, Agile, Hybrid) nicht direkt miteinander vergleichen.

  • 68% der Teilnehmer verfügen über keine zentrale und aktuelle Datenbank Portfolio-relevanter Daten.

  • Bei 53% der Teilnehmer (wenn agile Projekte vorhanden) werden für agile oder hybride Projekte keine Kennzahlen erhoben.

  • Bei nur 63% werden Umplanungen (Kapazitäten, Time, Scope, etc.) mit dem Portfoliomanagement abgestimmt.

  • Nur 50% der Unternehmen gewichten strategische Ziele.

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Portfoliomanagement

Das Portfoliomanagement muss schneller und mit höchsten qualitativen Ansprüchen die Entscheidungsgrundlagen liefern, die die Geschäftleitung benötigt. Eine unmögliche Aufgabe bei einer heterogenen Projektumgebung, mangelnder Transparenz auf Ressourcen und kaum Stellenwert im Unternehmen. Die Transformation-Readiness ist der Schlüssel für das Unternehmen der Zukunft.

Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement wurde in den meisten Unternehmen bereits angepackt – hat aber nie das gewünschte Ziel erreicht. Wir wissen, dass es hierfür nur noch „einen Schuss“ gibt, der sitzen muss. Das Ressourcenmanagement und die volle Transparenz werden im digitalen Zeitalter den entscheidenden Schlüssel zur ad-hoc Bewegungsfähigkeit der Unternehmen und Wettbewerbsvorteilen bedeuten.

Projektmanagement

Mit zunehmender Agilität in den Unternehmen fangen die Schwierigkeiten an, da man oft nicht nur 1 Produkt entwickelt. Agile-Frameworks und Methodik erhöhen den adminstrativen Aufwand, kosten Zeit und Geld ohne Nutzen zu bringen. Die Maxime ist ein einheitlicher Prozess und die Einfachheit des „kleinsten gemeinsamen Nenners“. Qualitative Planung und Vergleichbarkeit aller Vorhaben – egal ob „Wasserfall“, „Agile“ oder „Hybrid“.