Das Projekt- und Porfoliomanagement hat – wie kaum eine andere Unternehmensdisziplin – viele Abhängigkeiten!

Das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ist im Umbruch und steckt wie auch viele andere Disziplinen im Wandel der Digitalen Transformation. Der Wandel äussert sich insbesondere in mehr Agilität der Projekte, Problemen bei der Vergleichbarkeit und Bewertung sowie hohen Anforderungen an das Ressourcenmanagement. Eine Weiterentwicklung muss gut durchdacht sein, darf nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern muss auch schnelle Erfolge erzielen. Das PPM ist nur so gut, wie es das Projekt- und Ressourcenmanagement ermöglichen. Und genau dies ist auch die Disziplin, die am schnellsten zu produktivem Nutzen führt.

Wir haben vorgedacht und mittels zahlreicher Kundengespräche sowie den ersten Ergebnissen der Benchmark-Studie das grösste Potential für das PPM im digitalen Zeitalter erarbeitet und im Agile Portfolio Management und Resource Portfolio Management fachlich zusammengeführt. Aber ohne die passenden Tools richtig einzusetzen wird es schwierig die notwendige Transparenz zu erreichen. Unser Vorgehen ist agil, transparent und liefert schnelle Ergebnisse und Nutzen.

Direkt zu DEM Ressourcenmanagement Tool: Tempus Resource (Gartner Cool Vendor 2016)

DIE TRENDS

Um Fehler zu vermeiden, Kosten und viel Zeit zu sparen, nutzen unsere Kunden die fachliche Expertise der Eportis. Eine misslungene Weiterentwicklung oder das falsche Fokusthema gepaart mit einem Werkzeug kostet Organisationen locker 10 Jahre bis zur Produktivität – wenn diese überhaupt kommt.
Beispielsweise wird das agile Projektmanagement und die Einführung  ganzer „Agile Frameworks“ aus unserer Sicht total überbewertet. Die Einführung und Durchsetzung eines solchen Themas dauert zwischen 5-10 Jahren und der echte produktive Nutzen steht noch komplett in Frage – vor allem in Organisationen, die nicht aus einer reinen Software-Entwicklung bestehen. Im Gegensatz hierzu liegt der produktive Nutzen eines funktionierenden „Ressourcenmanagements“, des „Earned-Value-Managements“ oder eines „PPM’s für PSA“ klar auf der Hand und kann leicht in 1-2 Jahren erreicht werden.
Im Kern unserer Beratung und unseres Vorgehens steht immer der Nutzen für das Geschäftsmodell und die Kultur unserer Kunden.

UNSER PORTFOLIO

Evaluierung

PPM-Tools, Ressourcenmanagement-Tools, individuelle Lösungen.

Einführung

Meisterplan und Tempus Resource Implementierung, Begleitung anderer Werkzeuge.

Beratung

Portfolio-, Projekt- und Ressourcenmanagement.

Schwarm-Organisation

Entwicklung und Einführung der Schwarm-Organisation.

Management Beratung

Top-Down Strategiedurchdringung und -Prozessmanagement.

UNSER VORGEHEN

  • STATUS-QUO-PPM

    Erfassung des Status-Quo im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanegement. (Inkl.Tool-Landschaft und Datenqualität)

  • ZIELBILD-PPM

    Festlegen des mittelfristigen Zielbildes im PPM (inkl.Tool-Landschaft und Datenqualität). Nutzenstiftend und zumutbar.

  • VORAUSSETZUNG SCHAFFEN

    Gemäss dem Zielbild werden die fachlichen Voraussetzungen (Prozesse, Methoden) geschaffen. Ein genauer Fahrplan.

  • EVALUIERUNG

    Um das Zielbild umzusetzen, werden Tools eine entscheidende Rolle spielen. Was in welchem Werkzeug wie umgesetzt wird – unser Tool-Know-how.

  • PROOF-OF-CONCEPT (POC)

    Kein Kauf oder Einführung ohne einen PoC. Mit Echtdaten werden die kritischen Anforderungen getestet. Das Nutzeninkasso.

  • EINFÜHRUNG

    Tool-Einführungen alleine mit Herstellern scheitern oft. Deshalb begleiten wir die Einführung und garantieren das Zielbild.

Warum viele Weiterentwicklungen und

Tool-Einführungen im PPM scheitern.

GRÜNDE
 Gründe für das Scheitern einer Tool-Evaluierung und -Einführung:
  • Der Anforderungskatalog beschreibt meist eine nicht aufeinander abgestimmte und die Organisation überfordernde Wunschliste.
  • Die Einführung geschieht meist direkt nach Beantwortung des Pflichtenheftes bzw. Demo und ohne einen Proof-of-Concept (PoC) vorzuschalten.
  • Rein technische Consultants implementieren häufig alle Anforderungen aus Anforderungskatalogen ungeachtet der fachlichen Sinnhaftigkeit.
  • Das Ressourcenmanagement wird bei allen Implementierungen stark unterschätzt oder gar nicht wirklich umgesetzt. Linienvorgesetzte bekommen damit keine Entlastung oder einen Nutzen – Schattenbuchhaltung ist die Folge.
  • Damit übersteigen die tatsächlichen Implementierungsaufwände die im Vorfeld abgeschätzten Implementierungskosten um ein Vielfaches.
  • Die Implementierung ist oft weit vom Standard entfernt und unter Umständen nicht mehr Release-fähig.
  • Die Nutzerakzeptanz ist so gering, dass letztlich nur die Zeit- und Leistungserfassung und Verrechnung genutzt werden.
Gründe für das Scheitern einer fachlichen Weiterentwicklung:
  • Die Abhängigkeiten aller PPM-Disziplinen (Projekt-, Ressourcen-, Portfolio- und Prozessmanagement) sind nicht transparent.
  • Die Verantwortlichen der einzelnen Disziplinen sind an verschiedenen Organisationsbereichen aufgehängt.
  • Die Verantwortlichen der einzelnen Disziplinen verfolgen meist kein gemeinsames Ziel.
  • Das PPM hat keine oder nicht die nötige Management-Attention, um eine Weiterentwicklung anzutreiben.
  • Das PPM ist keine Stabsstelle und nicht dem CEO bzw. der Unternehmensentwicklung direkt unterstellt.
  • Das Ressourcenmanagement gilt als „verbrannt“ und wird nicht weiterentwickelt.

Tools alleine haben bei noch keinem unserer Kunden den Reifegrad erhöht. Sobald der Status-Quo in allen Disziplinen (Portfolio- Projekt- und Ressourcenmanagement) transparent ist, können sinnvolle und zumutbare Einführungsphasen einer Weiterentwicklung definiert werden. Diese beschreiben dann das Zielbild im Lösungs-Design. Dieses mit uns entwickelte Lösungs-Design entspricht gleichzeitig einem sinnvollen Anforderungskatalog an die Werkzeug-Landschaft. 

„Werkzeuge kosten Organisationen oft viel Geld und Zeit bis sie eingeführt werden. Dabei waren die Ziele oft (zu) hoch gesteckt und letztlich nutzte man nur die Zeit- und Leistungserfassung zur Verrechnung.“ 

„Bei der Evaluierung, Optimierung und Einführung von neuen oder vorhandenen Werkzeug-Lösungen oder einer Einführung Tempus Resource empfehlen wir immer unseren Proof-of-Concept (PoC). Vermeiden Sie Enttäuschungen und sichern Sie sich ab.“

Werkzeuge wirken in Demonstrationen meist wie „die Lösung aller Probleme“. Oft können Sie helfen – das ist richtig. Aber hinter den Demo-Datenbanken verbirgt sich eine Idealwelt, die sich so bei keinem unserer Kunden wirklich wiederfindet. Deshalb empfehlen wir -selbst bei einer Einführung von Meisterplan und Tempus Resource- immer im Vorfeld einen echten Proof-of-Concept zu machen. Hierfür haben wir ein standardisiertes Vorgehen, was u. A. eine leere Datenbank voraussetzt sowie das Testen von kritischen Kernfunktionalitäten mit Echtdaten. Sie werden Gewissheit darüber haben, ob es das richtige Werkzeug ist – und das zu unserem PoC-Festpreis.

Unser Vorgehen hat sich bei zahlreichen Implementierungen, Evaluierungen, Proof-of-Concepts und anderen Beratungsmandaten bewährt. Mit welchen Leistungen wir welchen Nutzen adressieren – haben wir nochmal in einer Übersicht für Sie zusammengefasst. Selbst wenn Sie sich nur für eine Leistung interessieren, profitieren Sie von unserem übergreifenden Know-how aller Abhängigkeiten.


PRODUKTE

BERATUNG

PROZESSMANAGEMENT

EVALUIERUNG (aller Tools)

STATUS-QUO und OPTIMIERUNG

EVALUIERUNG

PROOF-OF-CONCEPT (PoC)

EINFÜHRUNG 

(Mehr zu Tools)

EINFÜHRUNG (PPM-Tools)

EINFÜHRUNG TEMPUS RESOURCE

(Mehr zu Tempus Resource)

EINFÜHRUNG MEISTERPLAN 

(Mehr zu Meisterplan)


LEISTUNGEN

IM RAHMEN VON BERATUNG UND TOOLS



Kapazitätsmanagement aufsetzen

Linienplanung entwickeln

Rollenkonzeption und Skillmanagemenent

Schwarm-Organisation 

Zentrales Ressourcenmanagement

Datenbank & Datenqualität

Bewertung

Strategieanbindung

Priorisierung 

Simulation

Earned-Value-Analyse

KPI‘s

Management-Workshop

Übergreifender Top-Down-Prozess


Analyse Status-Quo (s. Beratung/Tools)

Lösungsdesign (s. Beratung/Tools)

Voraussetzungen schaffen

Vorhandene Tools optimieren

Anforderungskatalog


Evaluierung (Tool-Studie)

Referenzinstalltionen anderer Kunden

Empfehlung Shortlist

Kommunikation Hersteller

Demo-Design/-Leitfaden

Auswertungsmatrix

PoC-Design

Kommunikation mit Hersteller

Konfigurationsbegleitung

Qualitätssicherung


User-Stories

Projektplan

Einführungsbegleitung

Kommunikation mit Hersteller

Qualitätssicherung 

 Demo-Termin (SWOT-Analyse)

Proof-of-Concept (PoC)

Einbindung in Architektur

Lizenzverkauf

Implementierung 

1st Level Support


 Demo-Termin (SWOT-Analyse)

Proof-of-Concept (PoC)

Einbindung in Architektur

Lizenzverkauf

Implementierung 

1st Level Support




NUTZEN

DEN SIE MIT EPORTIS ERREICHEN



Echtzeit-Transparenz; Reduktion der Kosten Externer; Früherkennung von Engpässen; Simulation auf Kapazitäten und (interne) Lösung von Engpässen; Querschnittsprojekte stuffen; Abschaffung der Schattenbuchhaltung; Mittelfristige Ressourcenbedarfsplanung; Weiterbildungskonzept;  Bewusste In-/Outsourcing Entscheide

Reduktion der Planungs-Administration nach Methodiken; Reduktion des Planungs-Overheads nicht genehmigter Projekte; Reduktion Administrationsaufwand; Vergleichbarkeit hybrid/agil/Wasserfall; Qualitative Bewertungen; Commitment der Ressourcenzusagen

Geschwindigkeit & Qualität von Entscheidungsvorlagen; Vergleichbarkeit hybrid/agil/Wasserfall; Ressourcen-Transparenz; Sicherstellung der Portfolio-Machbarkeit; Simulation auf Kapazitäten und Lösung von Engpässen; Kostenreduktion für Externe; Management-Attention

Steuerungsinstrument; 1-Prozess für alle Initiativen und Projekte, den jeder versteht; Klare Zusammenarbeit zwischen Portfolio-, Ressourcen- und Projektmanagement; Strategiedurchdringung; Management-Attention


PPM-Road-Map vom Status-Quo zum Zielbild; Stakeholder-Analyse; Ggf.  kein neues Werkzeug kaufen; Optimaler Einsatz vorhandener Werkzeuge; Realistischer und zumutbarer Anforderungskatalog; 


Matching des gesamten Tool-Marktes auf Anforderungen; Optimale Shortlist; Fachliche Hersteller-Kommunikation; Ojektive Auswertungsmatrix aller Anforderungen 

Kritische Funktionalitäten werden mit Echtdaten von einem Kernteam getestet; Risikoreduktion - Nutzeninkasso vor Lizenzaufwand; Sicherstellung, dass PoC-Konfiguration für Einführung weiter verwendet wird


Zielbild-konforme Tool-Implementierung; Aufbauend auf PoC (keine "sunk-costs" entstehen)

Zielbild-konforme Tool-Implementierung; Beratung und Einführung aus einer Hand; Partnerschaft Hersteller;  Eine revolutionäre Lösung für die Linienplanung vieler Linienvorgesetzter und Ressourcenmanager; Keine Schattenbuchhaltung; Zentrale Ressourcen Datenbank; Tool-Unterstützung zur Schwarm-Organisation; Simulation und Szenarioanalyse; Portfolio- und Budgetmanagement

Zielbild-konforme Tool-Implementierung; Beratung und Einführung aus einer Hand; Partnerschaft Hersteller; Eine revolutionäre Lösung für die Priorisierung, Porfoliosimulationen und Szenarioanalysen auf Kapazitäten und Budgets; Zentrale Ressourcen Datenbank; Tool-Unterstützung zur Schwarm-Organisation

„Die komplette Übersicht aller Leistungen mit direkter Gegenüberstellung des Nutzens, wird in der mobilen Version nicht angezeigt. Wechseln Sie dazu auf Ihren Desktop.“

Wir sind die Beratung für das Portfolio- und Ressourcenmanagement.

Webinare (à 45 min)

Schwarm-Organisation und PPM 2020: Jetzt neu im Webinar-Programm.