SmartSheet ist wie Excel, aber mit dem entscheidenden Vorteil einer zentralen Datenbank.

Trotz bestehender PPM-Tools arbeiten heute viele Stakeholder trotzdem mit Excel-Sheets. Das betrifft häufig Aufgaben wie die Projekt- und Ressourcenplanung, Task-Listen, Collaboration, Reports, Linienplanung, Kapazitätsmanagement und Viele mehr. Völlig nachvollziehbar, da Excel einfach und intuitiv ist und somit Nutzen stiftet und nicht Zeit und Energie verschwendet wie das häufig bei PPM-Tools der Fall ist. Die Tatsache, dass aber die entscheidenden Daten für das Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement dezentral gepfelgt werden, führt dazu, dass kaum eine Steuerung durch belastbare Portfoliodaten möglich ist.

SmartSheet ist das ideale Werkzeug für Projektleiter, ganze Projektteams,  Portfoliomanager sowie Ressourcenverantwortliche mit grossen Teams. Eben für alle Anforderungen, wo heute Excel genutzt wird. SmartSheet verbreitet sich innerhalb der Unternehmen aber auch global wie ein Lauffeuer. Wir erklären warum.

Projektplanung und Zeitpläne
Projektplanung wie in Excel nur besser. SmartSheet hat in Bezug auf die Projektplanung Standards und Sichten geschaffen, die weit über Excel hinausgehen. Mit skalierbaren Optionen, die sich auf den jeweiligen Arbeitsstil anpassen, standardisieren Sie wichtige Projektelemente, erhöhen das Arbeitstempo und verbessern die Zusammenarbeit. 
Aufgaben-Tracking
Häufig laufen die echten Task-Listen neben der eigentlichen Projektplanung ab, da die meisten PPM-Tools nicht die Flexibilität haben Task-Listen einzustellen, zu administrieren und gemeinsam daran zu arbeiten. In SmartSheet sind Task-Listen mit jedem Projekt verknüpfbar und entsprechen genau den Vorstellungen aller Projektleiter. Damit legen Sie für sich selbst und für Ihre Mitarbeiter klare Verantwortlichkeiten fest, verbessern den Einblick in die Prioritäten von Teams und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.
Ressourcenzuweisung
Zentral hinterlegte Ressourcen können bei jedem Task bzw. Aufgabe direkt ausgewählt und zugewiesen werden. Die Zuweisung von Ressourcen wird projektübergreifend präziser, Sie konzentrieren sich auf die Prioritäten und die Arbeit Ihrer Projektteams läuft glatt und reibungslos. Aber auch Linientätigkeiten können einfach zentral und intuitiv geführt werden. Die Integration mit Portfoliomanagement-Werkzeugen zur Simulation und Szenarioanalyse  -wie bspw. Tempus Resource–  gibt es „out of the box“.
Flexibler Einsatz für alle Initiativen
Verwalten Sie komplexe Projekte inklusive aller Details und Visualisierung von Aufgaben als Gantt-, Karten- oder Kalenderansicht. SmartSheet ist somit ideal für Projekte nach dem Wasserfallmodell inklusive kritischem Pfad aber auch für hybride und agile Projekte, Produkteinführungen, Sprint-Planungen und mehr. Ein Projekt kann somit gleichzeitig mit Karten und Gantt-Chart geplant werden.
Automation und Berechtigungskonzept
Standardisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen durch Einrichten automatischer Aktualisierungsanforderungen und Workflows. Ebenso können Sie den Zugriff  auf einzelne Sheets aber auch Felder exakt koordinieren und durch eine sichere Berechtigungsprüfung umsetzen.
Dateien anhängen
Sie können an jedem Projekt, Phase oder sogar Task weitere Dokumente anhängen. So sind alle Projektmitarbeiter auf dem gleichen Kenntnisstand.
Dashboards, Portale und Audit-Proof Historosierung
Halten Sie das Management oder PMO auf dem Laufenden. Alle wichtigen Daten  in Echtzeit durch einfach konfigurierbare, widget-basierte Ansichten und Dashboards. Sehen Sie jederzeit, wer welche Änderungen vorgenommen hat und wann, ganz gleich ob in Sheets, Berichten oder Dashboards.
Integrationen und Konnektoren
Wir wissen, dass es im IT-Bereich keine Plattform als Rundum-Lösung gibt, die alle Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt. Daher arbeitet Smartsheet nahtlos per „Smartsheet RESTful API“ mit den Entwicklern Ihrer bevorzugten Business-Tools und Apps zusammen. Die wichtigsten Integrationen gibt es bereits als Standard-Konnektoren: Beispiel: ServiceNow, Jira, Tempus Resource.

Warum wir SmartSheet empfehlen.

Die Zeit der vermeintlichen „Alleskönner“-PPM-Tools ist vorbei. Heute müssen Unternehmen und sogar einzelne Bereiche völlig individuell auf sich ständig ändernde Anforderungen eingehen. Projektlandschaft wird immer heterogener – und das ist auch gut so. Denn nur so können Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erzielen. Aber auch das Volumen und der Speed steigt rasant. All dies verlangt einen „Lean-Approach“ und Werkzeuge, die die Mitarbeiter unterstützen, aber auch Nutzen stiften und nicht nur administrative Aufwände nach sich ziehen.

SmartSheet ist ein Werkzeug, das genau für diese Anforderungen gemacht wurde, da es sich „geräuschlos“ in den laufenden Betrieb einbinden lässt und all die Excel-Sheets ersetzt, wobei die Mitarbeiter einfach wie in Excel weiterarbeiten können. Keine aufwendigen Customizings, Implementierungen und Trainings. Jeder der Excel kennt wird direkt mit SmartSheet arbeiten können. Der entscheidende Unterschied, man behält den Überblick, da alle Sheets auf einer zentralen Datenbank liegen.

Jira und/oder ServiceNow sind bei den meisten Unternehmen gesetzt – aus gutem Grund. Tempus Resource ist ab einer gewissen Organisationsgröße das Werkzeug, um alle Ressouren und das gesamte Portfolio mit Simulationen und Szenarioanalysen zu steuern. Jegliche Lücken, die dennoch in der Tool-Landschaft bestehen könnten, schliesst SmartSheet so wie es früher Excel tat. Die Integrationen zu diesen Werkzeugen nutzen bereits viele Kunden. Wir nennen das Lean-PPM.

  • Echter Nutzen für Projektleiter und Teams.
  • Intuitiv wie Excel.
  • Zentrale Datenbank über alle Sheets.
  • Die Schwarm-Organisation mit Rollen & Skills.
  • Intuitiv, dynamisch und interaktiv.
  • PMO und Multiprojektmangement.
  • Mittelfristige Ressourcen-Bedarfsplanung.
  • SmartSheet App von unterwegs.
  • Jira, ServiceNow, Tempus Resource Integration.
  • Offene API.

Unser Fokus: Erfolgreiche Implementierungen und die Weiterentwicklung Ihres PPM’s – nicht der Lizenzverkauf. 

Download des SmartSheet Flyers für PMO und Projektmanagement

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Wir stellen Ihnen das Werkzeug vor, zeigen Ihnen Schwerpunkte und sprechen mit Ihnen über Referenzinstallationen. Ebenso werden wir offen alle Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen diskutieren. Nutzen Sie unsere fachliche PPM-Expertise und die Tatsache, dass wir nicht der Hersteller sind.

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