SmartSheet testen

SmartSheet lässt sich am einfachsten mit Microsoft Excel vergleichen, hat aber den entscheidenden Vorteil einer zentralen Datenbank und der Ausrichtung auf Online Kollaboration.

Trotz bestehender PPM-Tools arbeiten heute viele Stakeholder immer noch mit Excel-Sheets. Das betrifft häufig Aufgaben wie die Projekt-, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Task-Listen, Reports, Linienplanung, und einiges mehr. Völlig nachvollziehbar, da viele der existierenden Tools aufgrund ihrer Komplexität eine hohe Einstiegshürde haben und dadurch eine geringe Nutzerbasis in den Unternehmen. Zudem ist es um die Online Kollaborationslösungen oft nicht gut bestellt.

Die Tatsache, dass aber die entscheidenden Daten für das PPM dezentral (Netzlaufwerke, eMail Verteiler…) gepflegt werden, führt dazu, dass eine Steuerung durch belastbare Portfoliodaten kaum möglich ist.

SmartSheet ist zudem voll integrierbar mit „Tempus Resource„, wenn eine ausgefeilte Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie Simulationen für ihre Organisation von zentraler Bedeutung ist.

SmartSheet ist das ideale Werkzeug für Projektleiter, ganze Projektteams,  Portfoliomanager sowie Ressourcenverantwortliche mit grossen Teams um:

  • …in kurzer Zeit die Projektorganisation an zentraler Stelle für alle Beteiligten zu verbessern.

  • …fundierte Entscheidungen mit jederzeit aktuellen Daten treffen zu können.

  • …Zeit zu sparen bei Routineaufgaben.

  • …schnell große Gruppen in die Projektarbeit einzubeziehen.

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Projektplanung made easy
Hier zeichnet sich SmartSheet gegenüber den grossen PPM-Tools aus: Intuitive Projekt- und Zeitpläne, To-Do-Listen, Gantt-Charts sowie agile Projekte mit Kanban bzw. Scrum-Board  – alles aus der gleichen Oberfläche, sogar mit dem gleichen Projekt möglich. Die Daten sind in der Cloud und daher von jedem, überall entweder auf dem Laptop, Tablet oder Handy verfügbar. Den Kunden oder externe Lieferanten in das Projekt zu integrieren ist 2-Klicks entfernt.
Aufgaben-Tracking
Häufig laufen die echten Task-Listen neben der eigentlichen Projektplanung ab, da die meisten PPM-Tools nicht die Flexibilität haben Task-Listen einzustellen, zu administrieren und gemeinsam daran zu arbeiten. In SmartSheet sind Task-Listen mit jedem Projekt verknüpfbar und entsprechen genau den Vorstellungen aller Projektleiter. Damit legen Sie für sich selbst und für Ihre Mitarbeiter klare Verantwortlichkeiten fest, verbessern den Einblick in Prioritäten und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.
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Ressourcen
Zentral hinterlegte Ressourcen können bei jedem Task bzw. Aufgabe direkt ausgewählt und zugewiesen werden. Die Zuweisung von Ressourcen wird projektübergreifend präziser, Sie konzentrieren sich auf die Prioritäten und da jeder weiß, was er zu tun hat läuft die Arbeit Ihrer Projektteams glatt und reibungslos. Aber auch die Planung der Linientätigkeiten profitiert von einem zentral verfügbaren Datenbestand. Die Integration mit Portfoliomanagement-Werkzeugen zur Simulation und Szenarioanalyse  -wie bspw. Tempus Resource–  gibt es „out of the box“.
Flexibler Einsatz für alle Initiativen
Durch viele ausgereifte Funktionen und wenige statische Vorgaben lässt sich Smartsheet flexibel für verschiedenste Anwendungsszenarien einsetzen.
Verwalten Sie komplexe Projekte inklusive aller Details und visualisieren Sie die Aufgaben nach Bedarf als Gantt-, Karten- oder Kalenderansicht. Strukturieren Sie ihre Projekte nach dem Wasserfallmodell inklusive kritischem Pfad, oder auch als hybride und agile Projekte und nutzen Sie Smartsheet für Produkteinführungen, Sprint-Planungen, Onboarding,  und vieles mehr. Ein Projekt kann somit gleichzeitig mit Karten und Gantt-Chart geplant werden.
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Automation und Berechtigungskonzept
Standardisieren Sie Arbeitsabläufe und Prozesse mit automatisierten Routineaufgaben, wie z.B. Aktualisierungsanforderungen und Freigabe-Workflows. Gewinnen Sie Zeit für die wichtigen Dinge!
Dateien anhängen & Diskussionen im Kontext
Führen Sie alle für ihr Projekt relevanten Informationen, Dokumente und Diskussionen an einer Stelle zusammen, indem Sie diese im Kontext der jeweiligen Aufgabe anhängen und darüber diskutieren. Sie können an jedem Projekt, Phase oder sogar Task weitere Dokumente anhängen. So sind alle Projektmitarbeiter auf dem gleichen Kenntnisstand.
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Dashboards, Portale und Audit-Proof Historisierung
Halten Sie das Management, Kunden oder das PMO auf dem Laufenden. Alle wichtigen Daten stehen in Echtzeit durch einfach konfigurierbare, Widget-basierte Ansichten und Dashboards zur Verfügung. Keine Meetings mehr mit „alten“ Daten!
Sehen Sie jederzeit, wer welche Änderungen vorgenommen hat und wann, ganz gleich ob in Sheets, Berichten oder Dashboards.
Integrationen und Konnektoren
Wir wissen, dass es im IT-Bereich keine Plattform als Rundum-Lösung gibt, die alle Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt. Daher arbeitet Smartsheet nahtlos per „Smartsheet RESTful API“ mit den Entwicklern Ihrer bevorzugten Business-Tools und Apps zusammen. Die wichtigsten Integrationen gibt es bereits als Standard-Konnektoren: Beispiel: ServiceNow, Jira, Tempus Resource.
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Smartsheet-Sicherheit
Sicherheit
Profitieren Sie von der Verschlüsselung ihrer Daten, sowohl beim Transport, als auch bei der Speicherung in verteilten Rechenzentren mit State-of-the-Art Schutzmechanismen.
Steuern Sie den Zugriff auf einzelne Sheets aber auch Felder präzise mittels einer sicheren Berechtigungsprüfung.

Warum wir SmartSheet empfehlen.

Die Zeit der vermeintlichen „Alleskönner“-PPM-Tools ist vorbei. Heute müssen Unternehmen und sogar einzelne Bereiche völlig individuell auf sich ständig ändernde Anforderungen eingehen. Die Projektlandschaft wird immer heterogener – und das ist auch gut so. Denn nur so können Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erzielen. Aber auch das Volumen und der Speed steigt rasant. All dies verlangt einen „Lean-Approach“ und Werkzeuge, die sofort alle Mitarbeiter unterstützen, aber auch Nutzen stiften und nicht nur administrative Aufwände und langwierige Trainings nach sich ziehen.

SmartSheet ist ein Werkzeug, das genau für diese Anforderungen gemacht wurde, da es sich „geräuschlos“ in den laufenden Betrieb einbinden lässt und all die Excel-Sheets ersetzt, wobei die Mitarbeiter einfach wie in Excel weiterarbeiten können. Keine aufwendigen Customizings, Implementierungen und Trainings. Jeder der Excel kennt wird direkt mit SmartSheet arbeiten können. Der entscheidende Unterschied, man behält den Überblick, da alle Sheets auf einer zentralen Datenbank liegen.

Jira und/oder ServiceNow sind bei den meisten Unternehmen gesetzt – aus gutem Grund. Tempus Resource ist ab einer gewissen Organisationsgröße das Werkzeug, um alle Ressouren und das gesamte Portfolio mit Simulationen und Szenarioanalysen zu steuern. Jegliche Lücken, die dennoch in der Tool-Landschaft bestehen könnten, schliesst SmartSheet so wie es früher Excel tat. Die Integrationen zu diesen Werkzeugen nutzen bereits viele Kunden. Wir nennen das Lean-PPM.

  • Echter Nutzen für Projektleiter und Teams.
  • Intuitiv durch Excel-Verwandschaft.
  • Zentrale Datenbank über alle Sheets.
  • Intuitiv, dynamisch und interaktiv.
  • PMO und Multiprojektmangement.
  • Mittelfristige Ressourcen-Bedarfsplanung.
  • SmartSheet App von unterwegs.
  • Jira, ServiceNow, Tempus Resource Integration.
  • Offene API.

SMARTSHEET SERVICES

Unsere Leistungen im Überblick
  • SmartSheet Implementierung (End-to-End)

    Wir kümmern uns um Alles. Von der passenden Lizenzierung, der technischen Einrichtung, optimalen Konfiguration bis hin zu den Trainings aller Mitarbeiter.

  • SmartSheet Trainings für alle Mitarbeiter

    Wir bieten Training vor Ort und „Remote“ individuell zugeschnitten auf die User-Gruppe.

  • Best Practice Workshops und Prozess Beratung

    Optimierung und Best-Practices. Für Kunden die SmartSheet jetzt implementieren möchten oder bereits SmartSheet nutzen. Holen Sie das fachliche Maximum aus Ihren Smart-Sheets.

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